在现代企业管理中，人事档案管理是一项至关重要的基础工作。它不仅关系到员工个人职业发展，也是企业人力资源管理的重要组成部分。为了规范人事档案管理工作，确保档案的真实性和完整性，提高工作效率，特制定本办法。

一、总则

1. 人事档案是记录员工个人信息、工作经历、培训情况、考核结果等重要资料的文件集合，是企业进行人力资源管理和决策的重要依据。

2. 本办法适用于公司所有在职及离职员工的人事档案管理工作，旨在通过科学化、规范化的方式，保证档案信息的安全与保密。

二、档案收集与整理

1. 档案收集应遵循全面性原则，涵盖员工从入职到离职期间的所有相关信息。

2. 对于新进员工，需及时建立完整的个人档案，并定期更新其变动信息；对于离职员工，则应妥善保存其历史档案直至规定期限后方可销毁。

3. 每份档案都必须经过严格审核确认无误后再归档入库，同时做好分类标识以便日后查阅。

三、档案保管

1. 人事档案应当存放在专门设置的安全场所内，并采取必要的防护措施防止丢失或损坏。

2. 未经批准不得随意查阅他人档案，查阅时须填写申请表并获得相关负责人签字同意。

3. 定期对档案库房进行清洁消毒处理，保持良好通风条件以延长档案使用寿命。

四、档案使用

1. 在任何情况下，都必须尊重和保护员工隐私权，在未得到本人授权之前不得擅自泄露任何敏感信息。

2. 当需要利用档案作为证据时，应当按照法定程序办理，并由两名以上工作人员共同参与核实。

五、附则

1. 如遇特殊情况需临时调整本办法条款内容，则须经总经理办公会议讨论决定并通过正式文件形式公布实施。

2. 本办法自发布之日起生效执行，解释权归人力资源部所有。

通过上述各项具体措施的落实，可以有效提升公司整体管理水平和服务质量，为构建和谐稳定的劳动关系奠定坚实基础。同时也能更好地满足法律法规的要求，规避潜在风险，促进企业的长远健康发展。