为了进一步规范公司内部会议室的使用流程，提高资源利用率，确保会议顺利进行，特制定本制度。以下为具体规定，请各部门及员工严格遵守。

一、会议室使用原则

1. 优先级原则：公司会议室资源有限，应优先满足重要会议需求。如遇冲突情况，由行政部根据会议性质和紧急程度协调安排。

2. 提前预约：所有会议需提前至少一天通过公司内部系统或邮件提交申请，未预约不得擅自占用会议室。

3. 节约资源：在会议过程中，请注意关闭不必要的灯光与电子设备，避免浪费能源。

二、会议室使用流程

1. 预约登记：员工可通过公司OA系统填写《会议室使用申请表》，明确会议时间、地点及参会人员等信息。

2. 审批确认：行政部收到申请后将进行审核，并在24小时内给予回复。如无异议，则视为预约成功；如有调整需求，将以邮件形式通知申请人。

3. 现场签到：会议开始前10分钟，负责人需到前台办理签到手续，领取钥匙及相关物品（如投影仪、白板笔等）。

三、会议室管理细则

1. 环境卫生：每次会议结束后，使用者须负责清理桌面、地面等区域，保持整洁。若发现损坏设施或遗失物品，应及时上报行政部处理。

2. 设备维护：严禁私自拆卸或移动会议室内的任何设备。如需更换耗材（如打印纸、电池等），请向行政部提出申请。

3. 安全防范：离开时务必锁好门窗，并检查电源是否完全关闭，防止发生安全隐患。

四、违规处罚措施

对于违反上述规定的个人或部门，将视情节轻重予以警告、罚款甚至取消其未来一段时间内使用会议室的权利。希望全体员工能够共同维护良好的办公环境，营造高效和谐的工作氛围。

以上制度自发布之日起施行，最终解释权归公司行政部所有。如有疑问，请随时联系行政部工作人员。

通过上述制度的实施，我们期望能够有效提升会议室的使用效率，同时培养大家的责任意识和团队协作精神。让我们携手努力，共创美好未来！